Assistant du service commercial et événementiel
Contexte du recrutement et définition de poste
Entreprise publique locale du territoire métropolitain de Brest et reconnue à l’échelle nationale, Brest’aim gère les grands équipements culturels, sportifs et de loisirs de l’agglomération brestoise : Océanopolis, 70.8, Brest Arena, Brest Expo, le Rïnkla Brest Patinoire, les ports de plaisance, la goélette La Recouvrance, le Quartz Scène Nationale, le Centre des Congrès, ainsi que l’ensemble du stationnement payant de la ville. Brest’aim développe également une activité de tourisme d’affaires sur l’ensemble de ses sites à travers sa marque Brest’aim Events.
Sa stratégie est guidée par trois objectifs : Exemplarité et engagement dans les transitions, Performance durable, entreprise citoyenne dans la dynamique du projet métropolitain. Brest’aim est labélisée AFNOR RSE Engagé et décline son plan stratégique autour de l’écoresponsabilité et l’inclusion.
Océanopolis est le Centre National de Culture Scientifique dédié à l’Océan, basé à Brest et 1er équipement touristique de Bretagne. Ce lieu unique créé un lien entre les scientifiques et le grand public pour sensibiliser aux enjeux océanographiques et changer le regard sur l’océan.
Depuis septembre 2023, Océanopolis a lancé Métamorphose, un vaste programme de renouvellement qui aboutira en 2025. C’est dans ce contexte stimulant que nous recherchons un Assistant du service commercial et événementiel.
Missions
Rattaché au directeur commercial et événementiel, au sein de la direction exploitation, vos missions sont les suivantes :
Administration et gestion
- Assister le directeur et les membres du service commercial et événementiel dans leurs tâches quotidiennes et administratives.
- Assurer au quotidien les tâches administratives telles que la gestion du courrier, la coordination des plannings, la gestion des appels téléphoniques en débordement, ainsi qu’une aide ponctuelle à l’équipe selon les besoins.
- Gérer les stocks de l’équipe, ainsi que le suivi administratif des budgets, commandes, et investissements du service.
- Préparer les plannings de l’équipe.
- Organiser les réunions commerciales puis rédiger les comptes rendus.
Commercial
- Créer et améliorer les outils de travail pour faciliter les tâches quotidiennes de l’équipe, y compris les documents commerciaux d’aide à la vente.
- Assurer la mise à jour régulière des tarifs, contenus, et mailings commerciaux, garantissant la pertinence des informations diffusées.
- Alimenter le Plan d’Actions Commerciales et les rétro-plannings en communication du service.
- Assumer la responsabilité des réservations de groupes en l’absence du chargé de clientèle dédié.
- Elaborer l’ensemble des statistiques du service et les bilans annuels.
Logistique et événementiel
- Coordonner l’ensemble des aspects matériels et logistiques liés aux déplacements commerciaux de l’équipe, afin de maximiser leur efficacité.
- Assurer la tenue du stand Océanopolis lors de certains salons CSE.
- Participer ponctuellement aux événements organisés sur le site.
Communication
- Rédiger les pages dédiées aux groupes et à l’événementiel pour le site oceanopolis.com et les sites partenaires, ainsi que la page LinkedIn événementielle, en collaboration avec l’équipe communication.
- Contribuer à la réalisation des brochures commerciales et autres publications.
Profil recherché
Compétences et profil
- Expérience exigée en assistanat et assistanat commercial sédentaire,
- Qualités organisationnelles, techniques, rédactionnelles et relationnelles indispensables,
- Sens des priorités et du travail d’équipe,
- Sens du service client,
- Rigueur, discrétion, confidentialité, polyvalence,
- Capacité à gérer un grand nombre d’informations et à tenir des délais,
- Maitrise et agilité indispensable de l’outil informatique : Pack Office (Excel), PAO/CAO, Suite ADOBE (InDesign, Photoshop, Illustrator, PDF), Office 365, WordPress, LinkedIn….
- Un intérêt pour le milieu marin est souhaité.
Poste
- Contrat à durée déterminée de 9 mois à temps complet (35h hebdomadaire annualisées), à pourvoir à compter du 1er octobre 2024
- Statut Employé
- Posté basé à Brest (29)
- Avantages : 13ème mois, tickets restaurant, Contrat Santé et Prévoyance entreprise
