[Offre expirée] Responsable administratif·ve et financier·e

L’association Science Ouverte œuvre depuis 2007 majoritairement dans les quartiers prioritaires de la Ville. Son objectif est d’ouvrir les jeunes aux sciences et les sciences aux jeunes et aux personnes de tout âge.

Situation du poste

Château de Ladoucette et Espace Avenir au besoin

Finalité du poste

La personne responsable administrative et financière s’assure de la bonne gestion des ressources administratives, financières et matérielles de l’Association. Elle a aussi pour mission d’assurer le développement budgétaire de l’Association selon les orientations adoptées, et est garante du respect des obligations légales. Grâce à son analyse approfondie de l’environnement, elle agit sur différents points. Elle intervient directement dans l’administration comme le recrutement, les fournisseurs. Elle agit aussi dans la partie financière : maîtrise du budget, levée de fonds, bilans financiers.

Elle travaille en étroite collaboration avec le Président, le Conseil d’Administration, la directrice pédagogique et les autres membres de l’équipe salariée. Elle assure le management d’une apprentie chargée d’administration.

Contexte

La personne occupant le poste de R.A.F. exerce ses fonctions dans un contexte d’autonomie avancée avec un niveau de responsabilité assez élevé. Son travail est évalué selon l’écart entre les objectifs énoncés et les résultats obtenus. L’équipe de l’association est composée d’une directrice pédagogique, de trois chargé.es de projets, d’un animateur-graphiste, d’une apprentie chargée d’administration et d’un chargé de communication à temps partiel. L’association accueille chaque année, 4 élèves de première année de l’École Polytechnique en formation humaine. Le poste est à temps plein et l’horaire de travail est celui d’un horaire de bureau.

Activités du poste

Gestion financière :

• Elaborer le budget annuel de l’association, assurer son suivi et en assurer le reporting auprès des instances décisionnelles
• Analyser les dérives et proposer des actions correctives
• Elaborer le budget prévisionnel triennal de l’association en lien avec le plan de développement de la structure
• Remplir les tableaux de bord (suivi du budget annuel, rapports trimestriels et plan de trésorerie)
• Pilotage de la comptabilité générale et analytique en relation avec le comptable externe
• Etablir le dossier destiné au commissaire aux comptes pour la réalisation de l’audit annuel
• Rédiger les budgets prévisionnels pour les demandes de subvention annuelles récurrentes et élaborer les demandes de versement des subventions et les bilans qualitatifs, quantitatifs et financiers auprès des partenaires publics
• Apporter son soutien aux équipes sur les aspects administratifs et budgétaires des demandes de subventions et bilans
• Participer avec l’équipe à la levée de fonds et à la recherche d’opportunités de financement

Gestion administrative / comptabilité :

• Payer les factures et faire le rapprochement bancaire mensuellement
• Mettre à jour le tableau du suivi du budget annuel et les cartables des pièces justificatives mensuellement
• Établir les devis des services offerts (formations et animations) et envoyer les factures correspondantes
• Enregistrer les fiches d’inscriptions aux activités des adhérent·es sur la plateforme de gestion de la base des données
• Préparer le dépôt des chèques ou espèces à envoyer ou à remettre en banque

Gestion sociale :

• Assurer la gestion administrative du personnel : contrats de travail, conventions, congés
• Réaliser la paye en garantissant la validité légale et la conformité des versements selon l’activité des salariés
• Fournir les documents prévus par la loi aux salariées (bulletin de paie, attestations fiscales, attestations d’employeur pour Pôle Emploi, attestation de salaire)
• Établir le tableau des tickets restaurant et s’assurer de leur distribution mensuellement
• Organiser les déplacements de l’équipe salariée (frais, ordres de mission, assurance)
• Veille sur les aspects juridiques, sociaux et réglementaires, mise en conformité avec la législation

Gestion matérielle/fournisseurs/locaux :

• Assurer la gestion des locaux associatifs, et celle d’un appartement de fonction pour les stagiaires
• Effectuer les commandes de matériel selon les besoins de l’équipe
• Assurer la gestion des archives administratives selon les procédures internes établies
• Assurer la gestion générale des contrats fournisseurs, des moyens de paiements (carte bleue, virements, caisses)

Gestion des ressources humaines :

• Formation et encadrement d’une apprentie chargée d’administration

Compétences requises

Savoir-faire

• Bac+5 école de gestion
• Minimum 2 ans d’expérience sur un poste similaire
• Solides compétences en finance, budget et comptabilité
• Maîtrise de la communication écrite et orale. Bonnes orthographe et rédaction.

Savoir-être

• Adhésion aux valeurs défendues par l’Association
• Bonne connaissance du monde associatif, tolérance à l’ambiguïté et l’incertitude
• Intérêt pour le secteur culturel, scientifique ou éducatif
• Compréhension du projet pédagogique et engagement dans sa réalisation
• Capacité d’organisation, sens des responsabilités, rigueur et fiabilité
• Capacité de prise de recul et de compréhension des enjeux globaux de l’organisme
• Capacité de travail en équipe et en autonomie
• Capacité d’analyse et force de proposition
• Diplomatie, qualité d’écoute, bienveillance

Classification

• Type du contrat : CDI
• Date de début : 1er décembre
• Durée hebdomadaire : Temps plein (35h par semaine)
• Rémunération : Groupe H – 400 points d’animation + Carte déjeuner (9,5€ par jour travaillé) + 50% Pass Navigo
• Lieu de travail : Château de Ladoucette, Drancy ; deux jours de télétravail par semaine.