10 conseils pour réussir son marathon collaboratif

Science e(s)t engagement citoyen
Reussir son marathon

Depuis quelques années ils fleurissent : dans les musées, les maisons de retraite, les gares, à l’école, dans des lieux publics ou de patrimoine, en entreprise et jusque dans l’industrie du sexe. Les marathons collaboratifs prennent des formes aussi variées que les disciplines qu’ils repensent, avec plus ou moins de compétition entre les participants, mais le principe reste similaire : prenez un groupe de personnes qui ne se seraient jamais croisées, enfermez-les 3 jours dans un lieu, jetez la clé et secouez bien fort. Ce qui en ressort en surprendra plus d’un. Vous voulez faire ça à domicile ? Voici quelques conseils pour réussir votre « mix ».

1. Sachez bien vous entourer

Organiser un marathon en solitaire est sans intérêt. C’est laborieux et loin du concept même de collaboratif. L’intérêt ici, c’est de constituer une équipe d’organisation qui permettra de confronter des univers éloignés et de solliciter directement vos utilisateurs ou visiteurs. N’ayez pas peur de mélanger les types de structures : collectivités, associations locales, entreprises, organismes d’éducation, etc. Vous manquez de talents plastiques et voulez faire venir des artistes ? Il vous faut une école d’art dans l’organisation. Vos partenaires sont vos meilleurs relais. Bien sûr, il vaut mieux avoir sous la main un organisme qui connait bien le format et qui saura éviter les pièges.

2. N’attendez pas la lune

J’ai souvent entendu « On veut innover, on va faire un marathon créatif pour avoir des idées nouvelles ». Je vais vous décevoir mais… c’est rarement vrai. La plupart du temps, les prototypes développés en trois jours restent simples. Simples, mais robustes. Loin de bousculer les codes, ils répondent à un réél manque ou à un besoin évident du public, voire à un effet de mode. Vous pensez révolutionner vos supports numériques et repenser vos parcours utilisateurs avec génie ? Ils imagineront un chatbot pour votre site parce que « sérieux, on s’y perd ! ». Vous pensez qu’un marathon sur votre site patrimonial va faire tripler votre fréquentation ? Ils identifieront surtout que votre signalétique est naze et mettront en place un jeu de piste qui rendra la visite beaucoup plus sympathique.

3. Sortez des cadres pour faire vivre une expérience

Si vous avez un besoin identifié, payez un professionnel. Il résoudra très probablement votre problème. Par contre, si vous voulez recentrer vos initiatives pour vos utilisateurs (avant vos financeurs), vous êtes sur la bonne voie. Laissez-les prendre le contrôle ! Plus vous surprenez vos participants, plus les résultats seront – eux aussi – surprenants. Par exemple, lors de mon premier marathon collaboratif en tant que participante (Ardèche Mix Camp 2016), j’ai eu l’occasion de passer une nuit à 140 m sous terre, dans une grotte paléolithique, avec pour seule consigne la question suivante « Que rêveriez-vous de faire dans un lieu de patrimoine ? ». Grisante impression de transgression une fois les lumières éteintes, alors que nous avons simplement passé les barrières, touché aux parois et expérimenté la résonnance avec quelques percussions – à deux pas de la sortie de secours. Mais l’expérience, comme hors du temps, m’a profondément marquée.

4. Gâtez vos participants

Il est primordial de soigner vos participants, pour la créativité d’abord, mais aussi et surtout pour les remercier d’être là. Choisissez un bel endroit pour l’hébergement (une petite auberge de jeunesse peut avoir beaucoup de charme), un bon traiteur copieux mais léger (il faut pouvoir se remettre au travail après), ne lésinez pas sur les pauses cafés (grignotages sucrés-salés, surtout après 22h) sans oublier la fiesta ! Lors de mon prochain marathon, je pense même prendre un « G.O. Club Med » juste pour garantir l’ambiance – la première fois, on n’avait même pas de sono ! On ne m’y reprendra plus.

5. Favorisez les échanges

La facilitation est un élément essentiel pour la réussite d’un marathon collaboratif. Pour l’avoir pratiqué moi-même, c’est un exercice difficile mais primordial. Un facilitateur par équipe et un « responsable » facilitateur qui fera le lien avec l’équipe d’organisation est un luxe qu’il faut savoir s’offrir.
Expérimenté ou débutant, c’est sans importance. Ce qui compte, c’est la bienveillance. Les techniques de communication non violente garantissent la fluidité des relations humaines et le bien-être de tous au sein des équipes (d’autant plus quand on a une grande variété de profils) et en général pendant l’évènement.

6. Anticipez votre budget et gardez-en pour « après »

Le budget nécessaire à un marathon collaboratif n’est pas anodin. Les précédentes éditions françaises de Museomix ont coûté entre 40 000 et 150 000 € (7 000 € pour le moins cher… vraiment difficile !) et ça peut grimper très vite selon les ambitions. Le Mont-Blanc Lab, que j’ai organisé en 2017 avec un budget serré et presque aucuns fonds propres, a coûté environ 50 000 € pour 3 jours et 50 personnes (35 participants). L’obtention d’un financement public de 25 000 €, qui garantissait la logistique (hébergement et restauration), a levé les incertitudes des premiers mois. En plus de cela, il faut impérativement penser à garder un peu d’argent pour la suite. Si vos équipes ont fait un travail bluffant, que vos financeurs sont ravis et que vous êtes aux anges, il serait dommage que tout s’arrête à J+3 avec le mail de remerciement parce que le chargé de projet finit son contrat et que tout le budget est dépensé.

7. Soignez la documentation

Trop vite, chaque participant repart, épuisé mais heureux, en emportant avec lui un code source sur un PC ou les plans d’un projet d’envergure, ne laissant derrière lui que quelques photos de la restitution publique. Le prototype quant à lui, finit à la déchetterie. Ce n’était qu’un prototype et seuls les membres de l’équipe savaient le faire fonctionner. Assurez la continuité du ou des projets et les développements futurs en faisant remplir aux participants un dossier de documentation aussi détaillé que possible, voire en les incitant à déposer leurs productions sur des sites dédiés au libre accès.

8. Fédérez votre communauté

La chose la plus importante dans les résultats d’un marathon collaboratif, ce ne sont pas les prototypes développés mais la communauté formée. Toutes ces personnes qui s’investissent à vos côtés ne sont pas là par hasard. Vous avez l’opportunité de savoir pourquoi elles sont là et de vous donner l’occasion de les garder auprès de vous. Si l’expérience est réussie, ils sont vos meilleurs ambassadeurs, vos futurs utilisateurs voire vos futurs partenaires.

9. Pensez à la planète

Voici un point à la marge, avant le point final : l’environnement est une question à prendre en compte dans tout évènement. Il existe de nombreuses astuces très simples pour faire de votre marathon collaboratif un évènement « vert ». Vous pouvez commencer par contacter le service environnement de votre commune ou communauté de communes, le centre local de gestion des déchets ou une association environnementale sur votre territoire pour identifier un référent. Intégrez-le dans l’équipe d’organisation et faites de notre planète un monde meilleur !

10. Participez

Finalement, il faut vivre un marathon pour en comprendre la substantifique moelle. Évidemment, l’expérience de chacun peut être différente : parce que chaque marathon est différent, la thématique, le lieu, l’organisation ou la logistique et bien sûr les gens – sans compter votre propre humeur du moment. Mais le vivre vous permettra de vous rendre compte de l’investissement que ça représente pour les participants, du travail pour les organisateurs sur place et de l’importance de soigner les détails. Et en théorie, vous devriez vous amuser alors, trouvez une thématique ou un lieu qui vous fait rêver et… foncez !

Museomix aura lieu les 9, 10 et 11 novembre 2018, plusieurs éditions en Europe et dans le monde en simultané ! www.museomix.org